10 bước để đảm bảo triển khai thành công ERP cho doanh nghiệp
Người ta nói, đi đúng hướng trước là có thể thắng nửa cuộc chiến; điều này cũng đúng khi triển khai ứng dụng ERP. Dưới đây chúng tôi trình bày các bước 10 phải tuân theo hướng dẫn để triển khai thành công giải pháp ERP.

Xây dựng một hệ thống ERP cho doanh nghiệp là một công việc quan trọng, nó gắn kết hoạt động của doanh nghiệp và giúp tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Định hướng đúng và hiểu đúng về việc triển khai ERP giúp cho doanh nghiệp đạt được một nửa khả năng thành công, sau đây là 10 bước được chúng tôi tổng kết để có thể triển khai thành công.

1. Xác định các vấn đề / Đặt mục tiêu

ERP cung cấp một giải pháp rộng lớn cho nhiều vấn đề mà các công ty phải đối mặt. Tuy nhiên, điều rất quan trọng là xác định mục tiêu thực sự để triển khai ERP. Câu hỏi đặt ra là ít hơn về việc chúng ta có nên triển khai trực tuyến hay không, nhưng nhiều hơn về những gì nên triển khai cho ERP. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) phải được phân tích để hiểu sự cần thiết của can thiệp phần mềm.

Mục tiêu chính là cần thiết; không chỉ liên quan đến hiện tại mà còn bởi vì các dự đoán trong tương lai được đưa vào danh sách trưng dụng, cho phép doanh nghiệp tính đến khả năng mở rộng và điều chỉnh các thay đổi trong tương lai của doanh nghiệp / ngành. Vì vậy, một lần nữa, điều cần thiết là xác định vấn đề hoặc sự cần thiết chính xác thúc đẩy ERP.

2. Xác định phạm vi của dự án

Các mục tiêu có thể rất nhiều, từ việc mang lại sự minh bạch của hoạt động đến kiểm soát tài chính, hỗ trợ mở rộng hữu cơ, hỗ trợ mua lại hoặc hỗ trợ các quy trình chung. Theo nghiên cứu toàn cảnh, 61,1% triển khai ERP mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​và 74,1% dự án ERP vượt quá ngân sách. Nguyên nhân chính của sự chậm trễ và ngân sách quá mức là định nghĩa không rõ ràng về các yêu cầu ERP.

Các tính năng ERP phải được đánh giá theo nhu cầu của công ty. Tùy thuộc vào ngân sách và sự cần thiết cốt lõi, nên tạo ra danh sách nhu cầu ERP để đạt được sự triển khai ERP trơn tru và ít trở ngại hơn.

3. Động não / đánh giá các lựa chọn

Trong báo cáo ERP 2019, người ta thấy rằng 93% các công ty đã tùy chỉnh phần mềm ERP của họ ở một mức độ nào đó theo mục đích sử dụng của họ. Việc tùy chỉnh đôi khi có thể dẫn đến sự gia tăng sự thất bại của hệ thống ERP vì nó có thể làm tăng sự phức tạp. Tổ chức cần hiểu rõ sự khác biệt giữa cấu hình và tùy chỉnh gói ERP rõ ràng vì nhiều lần yêu cầu được đáp ứng bởi việc mua hệ thống ERP và không cần tùy chỉnh. Đánh giá các tùy chọn ERP là một nhiệm vụ rất quan trọng, vì các tùy chọn sẽ được đánh giá dựa trên nhu cầu hiện tại, cũng như chống lại các yêu cầu trong tương lai.

Các bổ sung mới, như giải pháp ERP trên nền tảng đám mây hoặc SaaS ERP, là ưu tiên hiện tại của khách hàng, vì các tùy chọn này có sẵn trong phạm vi và tính linh hoạt khác nhau để đáp ứng các yêu cầu trong tương lai. Do đó, một công ty cần phải động não với các nhà cung cấp / tư vấn ERP để mang lại hệ thống tốt nhất trong tổ chức.

4. Di chuyển dữ liệu

Khi một giải pháp ERP được xác định, bước lớn nhất và quan trọng nhất tiếp theo là di chuyển dữ liệu, cung cấp sự chuyển đổi suôn sẻ và sử dụng phần mềm trong tương lai.

Việc triển khai ERP có thể là một thay đổi lớn, đặc biệt nếu lần đầu tiên công ty dùng thử phần mềm. Xác định dữ liệu nào là cần thiết để chuyển đổi thành công sang vấn đề phần mềm phổ biến là rất quan trọng. Hầu hết các phần mềm cho phép nhập dữ liệu nhưng toàn bộ dịch chuyển dữ liệu có thể gây gánh nặng cho phần mềm.

Do đó, chỉ nên truyền dữ liệu cần thiết và quan trọng nhất vào phần mềm và cần hết sức cẩn thận để đảm bảo dữ liệu được lấy từ phần mềm, bất cứ khi nào cần.

5. Kiểm tra cơ sở hạ tầng

Chuẩn bị cho công ty triển khai ERP là cốt lõi của tất cả các bước triển khai ERP và đóng một vai trò quan trọng trong quy trình, dù là thành công hay thất bại. Sau khi động não chi tiết giữa nhà cung cấp và quản lý của nó, cơ sở hạ tầng cần thiết được cài đặt.

Theo thống kê, 23% các công ty không thể phát triển kinh doanh nhanh như họ muốn và tin rằng điều này là do họ thiếu các công cụ họ cần trong hệ thống ERP hiện tại. Cơ sở hạ tầng mà phần mềm sẽ chạy, phải có phạm vi khả năng mở rộng cùng với các tùy chọn để cập nhật theo yêu cầu. Yêu cầu như vậy không nên bị giới hạn.

6. Tùy biến

Phần mềm ERP được thiết kế sau một lượng nghiên cứu đáng kể và theo nhu cầu của ngành cụ thể. Trong một số trường hợp, có thể không cần tùy chỉnh. Thực hiện một giải pháp ERP là một quyết định đầu tư lớn của công ty liên quan đến một nguồn tài nguyên lớn, do đó, ban quản lý phải liên tục duy trì các tab trên phần mềm ERP và lịch bảo trì.

Trong quá trình thử nghiệm, quản lý phải đánh giá việc thực hiện giá trị của hệ thống so với giá trị mong muốn của công ty. Mọi người nên kiểm tra hệ thống được công ty áp dụng kể từ khi thành lập - miễn là công ty tuân theo các thực tiễn tốt nhất HOẶC nó không tuân theo một số phương pháp cũ / độc đáo liên quan đến việc ERP được mua phù hợp?

Những câu hỏi này phải được trả lời trước khi tùy chỉnh vì có khả năng ngay cả trước khi hiểu phần mềm, hệ thống và thực hiện các thay đổi tích cực và nhu cầu có thể không bao giờ phát sinh để tùy chỉnh phần mềm.

7. Quản lý thay đổi

Nhân viên của bất kỳ công ty nào cũng quen với các loại hoạt động được thực hiện thông qua một quy trình xác định trong thói quen hàng ngày của họ và mọi thay đổi có thể không được chấp nhận dễ dàng, đặc biệt khi đó là một thứ có ảnh hưởng như ERP và đó là khi Quản lý thay đổi trở nên quan trọng. ERP không phải là một tài sản cố định như một máy tính được mua và thiết lập trong văn phòng công ty; Nó thực sự là một hệ thống sẽ thay đổi môi trường và phong cách làm việc tốt hơn, điều này ảnh hưởng đến không chỉ một hoặc hai hoạt động mà còn tất cả.

Quản lý nên liên quan đến nhân viên của họ và chuẩn bị tinh thần để trả lời các câu hỏi quan trọng như - Tại sao tổ chức bao gồm ERP lại quan trọng? HOẶC Làm thế nào một ERP sẽ tăng năng suất? HOẶC Làm thế nào một ERP sẽ tự động hóa các chức năng văn phòng và tiết kiệm thời gian? Một loạt các phiên động não, cập nhật về các phát triển liên quan và giải quyết các truy vấn sẽ xây dựng sự tự tin cho nhân viên và chuẩn bị cho họ chào đón sự thay đổi tốt đẹp với vòng tay rộng mở.

Thay đổi là dành cho một và tất cả và việc truyền đạt điều này tích cực đến nhân viên sẽ giúp mọi việc dễ dàng hơn vì ERP chỉ có thể cung cấp kết quả tối ưu khi mọi nhân viên chấp nhận thay đổi. Do đó, cần phải thận trọng để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ nhưng thành công bằng cách xây dựng sự đồng thuận và tự tin của nhân viên.

8. Chuyển giao công nghệ & kiến ​​thức

21% các triển khai ERP không mang lại lợi ích kinh doanh quan trọng. Các lý do khác nhau, bắt đầu với việc tùy chỉnh không phù hợp để sử dụng phần mềm không tối ưu do việc nhân viên không được đào tạo vận hành / cung cấp dữ liệu cho giải pháp. Đào tạo là khía cạnh quan trọng nhất của quy trình triển khai phần mềm ERP. Nó đảm bảo có ít vấn đề hơn và thành công hơn, đặc biệt là khi ERP được triển khai lần đầu tiên trong công ty hoặc khi nền tảng được thay đổi từ giải pháp ERP này sang giải pháp ERP khác.

Ban quản lý công ty phải đảm bảo chi tiết nhà cung cấp phù hợp và bí quyết công nghệ cho nhân viên hỗ trợ CNTT nội bộ của công ty. Sử dụng đúng công nghệ và chuyển giao kiến ​​thức hiệu quả, cùng với việc đào tạo phù hợp nên được xem xét vì họ là các bên chịu trách nhiệm cho toàn bộ thành công của dự án. Việc coi nhà tư vấn là một phần của dự án sẽ không chỉ hỗ trợ cho hoạt động trơn tru và không bị ảnh hưởng mà còn giảm khoảng cách thời gian giữa trục trặc không đúng lúc và giải pháp.

9. Quản lý và kiểm tra dự án

Sau khi đánh giá tất cả các lựa chọn có sẵn, lựa chọn phù hợp nhất và sau đó đào tạo nhân viên, khía cạnh thực sự của việc thực hiện là chính việc thực hiện dự án. Theo nghiên cứu của Panorama Research, 40% việc triển khai ERP gây ra sự gián đoạn hoạt động lớn sau khi đi vào hoạt động; do đó, thực hiện đúng là bắt buộc.

Sự cứng nhắc có thể phản tác dụng vì có rất nhiều khoảng cách thời gian giữa các quá trình lựa chọn, đánh giá và thực hiện. . Ngoài ra còn có một ngẫu hứng bên nên được kết hợp. Đồng thời, mục tiêu cốt lõi không nên được pha loãng hoặc thay đổi. Kiểm thử là một giai đoạn quan trọng của quá trình thực hiện, trong đó chăm sóc kiểm tra chấp nhận hệ thống và người dùng.

10. Go live (chạy trực tiếp) và hỗ trợ liên tục

Khi giải pháp ERP được kiểm tra và triển khai đúng cách, đó là lúc để đi vào hoạt động. Đó là khuyến khích để theo đuổi một thử nghiệm chức năng bổ sung, giống như một biện pháp phòng ngừa an toàn. Một giải pháp ERP không phải là một sự kiện một lần, mà là một quá trình liên tục. Đó là điều mà công ty phải liên tục giữ các tab để tránh bất kỳ quang sai hoặc trục trặc hệ thống nào có thể ảnh hưởng đến chức năng phần mềm ERP.

Cuối cùng, cập nhật phần mềm nhà cung cấp thường xuyên là một trong những yêu cầu giải pháp sau khi hoàn thành thực hiện. Bảo trì cũng phải được thực hiện định kỳ như một khía cạnh của hỗ trợ liên tục, giúp đảm bảo một giải pháp hoạt động trơn tru.
10 bước để đảm bảo triển khai thành công ERP cho doanh nghiệp
Administrator
28 tháng 7, 2020
Share this post
Lưu trữ
Đăng nhập to leave a comment
Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là gì và tại sao nó quan trọng?
Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là một loạt các hoạt động cần thiết để lập kế hoạch, kiểm soát và thực hiện dòng sản phẩm từ nguyên liệu đến sản xuất đến phân phối theo cách tiết kiệm nhất có thể.